Gestion documentaire qualité : centraliser et maîtriser vos documents QSE
Un logiciel de gestion documentaire qualité rassemble procédures, instructions et enregistrements du système QSE au même endroit. Dans projetqse, la gestion des documents fait partie du module Système, à côté des non-conformités et du plan d'action.
- Gestion des documents
- Module Système (SMI)
- Droits d'accès nominatifs
- Logique ISO 9001, 14001, 45001
Un logiciel de gestion documentaire qualité centralise les documents du système de management : procédures, instructions, formulaires et enregistrements qui servent de preuves. Dans projetqse, la gestion des documents est un outil du module Système, accessible depuis un navigateur avec des identifiants nominatifs. Les règles de version et de validation propres à votre organisation se vérifient pendant la démonstration.
Des documents QSE rangés avec le reste du système
Un seul référentiel documentaire
Les procédures et enregistrements quittent les dossiers partagés et les classeurs : la plateforme centralise vos démarches, vos actions, vos indicateurs et vos documents.
Documents à côté des écarts
La gestion des documents appartient au module Système, comme la fiche de non-conformité et l'analyse Ishikawa. Une procédure révisée après un écart se retrouve dans le même outil.
Accès contrôlés par profil
L'administrateur principal de votre compte crée les utilisateurs et règle leurs droits. Chaque personne se connecte avec un identifiant nominatif, sans compte partagé.
Accès web, sans installation
La plateforme fonctionne en SaaS depuis un navigateur. Les équipes consultent la documentation qualité en vigueur sans copie locale sur les postes.
Données récupérables en fin de contrat
Vos données restent les vôtres. Pendant 30 jours après la fin du contrat, elles peuvent être exportées en CSV, XLSX, PDF ou JSON selon les modules.
Procédures, instructions et enregistrements au même endroit
La documentation qualité d'un système QSE mélange deux familles : les documents qui décrivent comment travailler (procédures, modes opératoires) et les enregistrements qui prouvent ce qui a été fait. La gestion documentaire de projetqse range ces documents qualité dans la plateforme, à côté des audits, des non-conformités et des actions qui y font référence.
- Procédures qualité et modes opératoires
- Formulaires et enregistrements servant de preuves
- Documents rattachés aux démarches QSE
- Consultation depuis un navigateur web
Maîtrise de l'information documentée ISO 9001
Les normes ISO 9001, 14001 et 45001 parlent d'« information documentée ». Leurs exigences portent sur la maîtrise des documents, pas sur un outil précis.
- ISO 90017.5.2
Ce que demande la norme
Identifier chaque document, choisir un format adapté, puis revoir et approuver son contenu avant diffusion.
Comment la plateforme aide
Les documents sont centralisés dans le module Système. Le circuit de revue et d'approbation adapté à votre organisation se vérifie en démo.
- ISO 90017.5.3
Ce que demande la norme
Rendre l'information disponible là où elle sert, la protéger et maîtriser diffusion, modifications, conservation et élimination.
Comment la plateforme aide
Accès web, identifiants nominatifs et droits gérés par votre administrateur limitent la consultation et la modification aux bonnes personnes.
- ISO 14001 et ISO 450017.5
Ce que demande la norme
Maîtriser de la même manière l'information documentée des systèmes environnement et santé-sécurité.
Comment la plateforme aide
Une seule plateforme pour les volets qualité, sécurité et environnement évite trois classements documentaires séparés.
Gestion des versions et validation documentaire : ce que la norme attend
La maîtrise des versions est un besoin de méthode avant d'être une fonction logicielle. Voici les points à cadrer, puis à vérifier pendant la démonstration.
- 01
Identifier la version en vigueur
Chaque document porte une référence, un indice de version et une date. Un utilisateur doit savoir sans hésiter s'il lit la procédure applicable ou une ancienne.
- 02
Tracer l'approbation
La norme demande qu'un document soit revu et approuvé avant diffusion. Notez qui valide quoi dans votre organisation, puis voyez en démo comment l'enregistrer.
- 03
Retirer les versions périmées
Une version obsolète doit sortir de la circulation ou être clairement marquée si vous la conservez. La traçabilité documentaire repose sur cette distinction.
- 04
Conserver les enregistrements
Les enregistrements prouvent les audits, contrôles et formations. Fixez leur durée de conservation et vérifiez la capacité de stockage documentaire prévue au devis.
Une GED qualité reliée aux écarts et aux actions
Une GED qualité isolée oblige à chercher la bonne procédure dans un outil et l'action corrective dans un autre. Dans projetqse, les modules sont interconnectés : quand un audit ou une non-conformité conduit à réviser une procédure, l'action correspondante est suivie dans le plan d'action commun, avec un responsable et une échéance.
- Révision de procédure issue d'une non-conformité
- Action de mise à jour suivie dans le plan d'action
- Documents disponibles pendant l'audit de certification
- Même outil pour qualité, sécurité et environnement
Passer des dossiers partagés à la plateforme
- 01
Inventorier l'existant
Listez vos procédures, formulaires et enregistrements actifs, avec leur version et leur propriétaire. Ce tri évite de reprendre des documents obsolètes dans le nouvel outil.
- 02
Définir les accès
Décidez qui rédige, qui valide et qui consulte. L'administrateur principal de votre compte traduit ces rôles en droits d'accès pour chaque utilisateur nominatif.
- 03
Reprendre les documents
Selon les modules concernés, une partie des données existantes peut être reprise. La reprise ou l'import de données fait partie des prestations de paramétrage, chiffrées au devis.
- 04
Relier aux démarches
Rattachez les documents aux audits, non-conformités et actions qui les citent. La documentation devient alors une partie vivante du système de management.
Les réponses, avant de vous lancer.
Le logiciel gère-t-il un circuit de validation et de signature électronique des documents ?
La plateforme publie la gestion des documents dans le module Système, mais ne documente pas de circuit d'approbation automatisé ni de signature électronique. Décrivez votre processus de validation lors de la démonstration : l'expert vous montrera ce qui se paramètre et ce qui relève d'une organisation interne.
Peut-on reprendre nos procédures et fichiers Excel existants ?
Selon les modules concernés, il est possible de reprendre certaines données existantes. La reprise ou l'import fait partie des prestations de paramétrage, chiffrées au devis. Apportez un échantillon de vos documents à la démo pour évaluer l'effort.
Combien coûte le module de gestion documentaire ?
Les tarifs ne sont pas publiés : ils sont établis sur devis selon votre taille, vos modules et le niveau d'accompagnement. L'abonnement peut aussi préciser la capacité de stockage documentaire incluse, avec des extensions payantes.
Qui peut consulter ou modifier un document ?
L'administrateur principal de votre compte crée les utilisateurs et gère leurs droits. Chaque accès se fait avec un identifiant nominatif, ce qui permet de réserver la modification aux rédacteurs et la consultation au reste des équipes.
Où sont hébergés nos documents et que deviennent-ils en fin de contrat ?
Les modalités d'hébergement et de sécurité sont présentées lors de l'échange ou dans les documents contractuels. L'éditeur ne revendique aucun droit sur vos données, exportables pendant 30 jours après la fin du contrat en CSV, XLSX, PDF ou JSON selon les modules.
Montrez-nous votre classement documentaire actuel
En 45 minutes de démonstration, un expert QSE vous montre la gestion des documents du module Système et vérifie avec vous vos besoins de versions et de validation.
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