En bref
Un cahier des charges logiciel QSE décrit votre contexte, les processus à outiller (non-conformités, actions, audits, documents, risques, incidents, veille, indicateurs), les exigences techniques, de sécurité et de réversibilité, puis les critères d'évaluation des offres. Le modèle Excel à télécharger contient 44 exigences classées par domaine, une colonne pour la réponse de chaque éditeur et une grille de notation pondérée.
À retenir
- Un cahier des charges sert à comparer plusieurs offres sur les mêmes exigences, pas à décrire un logiciel idéal.
- Classez chaque exigence en indispensable ou souhaitable : la pondération fait la décision, plus que le nombre de cases cochées.
- Les exigences de RGPD, d'hébergement et de réversibilité comptent autant que les fonctions, car elles engagent plusieurs années.
- Faites vérifier en démonstration chaque exigence indispensable, sur vos propres cas.
Modèle gratuit
Télécharger le modèle de cahier des charges (Excel)
Classeur Excel de 5 onglets. (1) « Mode d'emploi » : objectif du document, étapes de remplissage, légende des priorités et de la notation. (2) « Contexte » : formulaire à deux colonnes (Rubrique, Votre réponse) avec les rubriques Organisation, Secteur d'activité, Effectif, Nombre de sites, Normes visées ou certifiées (ISO 9001, 14001, 45001, 50001), Obligations réglementaires (DUERP, ICPE), Outils actuels (tableurs, papier, logiciels), Nombre d'utilisateurs par profil (administrateurs, contributeurs, terrain, lecteurs), Modules souhaités, Données à reprendre, Besoin d'intégration ERP, Planning cible, Budget indicatif, Interlocuteur projet. (3) « Exigences » : tableau des 44 exigences avec les colonnes ID, Domaine, Exigence, Priorité (liste déroulante Indispensable / Souhaitable), Poids (formule : 3 si Indispensable, 1 si Souhaitable), Réponse éditeur (liste déroulante Natif / Paramétrage / Développement ou prestation / Non couvert), Vérifié en démo (Oui / Non), Note (0 à 3), Commentaire. Domaines : Système et documents (F01 à F08), Qualité (F09 à F14), Santé-sécurité (S01 à S08), Environnement et énergie (S09 à S12), Pilotage et indicateurs (P01 à P04), Technique et sécurité (T01 à T06), RGPD et réversibilité (T07 à T10), Accompagnement et contrat (A01 à A04). (4) « Comparatif » : jusqu'à 3 éditeurs en colonnes, note pondérée par domaine (somme Poids x Note) et total, avec mise en évidence des exigences indispensables non couvertes. (5) « Questions contractuelles » : colonnes Question, Réponse éditeur A, B, C pour prix et base de calcul, durée d'engagement, préavis de résiliation, prestations hors abonnement, stockage inclus, hébergement et sous-traitants, accord RGPD article 28, formats et délai d'export en fin de contrat, horaires du support.
À quoi sert un cahier des charges logiciel QSE
Le cahier des charges d'un logiciel QSE, QHSE ou qualité formalise le besoin avant la consultation. Il oblige à décrire les processus réels du système de management, les sites et les profils d'utilisateurs, puis à les traduire en exigences vérifiables. Les éditeurs consultés répondent alors à la même liste, ce qui rend les réponses comparables.
Le document sert aussi en interne : il aligne la direction, le responsable QSE, les achats et l'informatique sur le périmètre, les priorités et le budget. Un cahier des charges logiciel HSE mettra l'accent sur les risques et les accidents, un cahier des charges logiciel qualité sur les documents, les non-conformités et les réclamations.
Structure du document
Un cahier des charges court et précis obtient des réponses plus exploitables qu'un document de cinquante pages. Le modèle suit une structure en six parties, reprise dans les onglets du fichier Excel.
- Contexte : organisation, effectif, sites, normes visées, outils actuels.
- Périmètre : modules attendus et profils d'utilisateurs.
- Exigences fonctionnelles, classées par domaine et par priorité.
- Exigences techniques : SaaS, sécurité, droits, intégrations.
- RGPD, hébergement et réversibilité des données.
- Critères d'évaluation, planning et questions contractuelles.
Exigences système, documents et qualité
Ces exigences couvrent le socle du système de management : gestion documentaire, non-conformités, actions correctives et audits, que les normes ISO 9001, 14001 et 45001 demandent de maîtriser. Les priorités indiquées sont des suggestions à adapter.
| ID | Exigence | Priorité suggérée |
|---|---|---|
| F01 | Base documentaire unique : procédures, instructions, enregistrements | Indispensable |
| F02 | Versionnage, circuit de validation et historique des modifications | Indispensable |
| F03 | Diffusion contrôlée des documents selon les droits | Indispensable |
| F04 | Enregistrement des non-conformités de toutes origines | Indispensable |
| F05 | Analyse des causes (5 pourquoi, Ishikawa) rattachée à la non-conformité | Indispensable |
| F06 | Plan d'action commun : responsable, échéance, relance, statut | Indispensable |
| F07 | Vérification de l'efficacité des actions avant clôture | Indispensable |
| F08 | Outils d'analyse : SWOT, PESTEL, gestion de projet | Souhaitable |
| F09 | Programme d'audits internes et externes | Indispensable |
| F10 | Création de trames d'audit et d'inspection réutilisables | Indispensable |
| F11 | Conversion des constats d'audit en non-conformités et actions | Indispensable |
| F12 | Gestion des réclamations clients | Souhaitable |
| F13 | Suivi de la métrologie et des plans de contrôle | Souhaitable |
| F14 | Préparation de la revue de direction | Indispensable |
Exigences santé-sécurité, environnement et pilotage
Le volet santé-sécurité relie l'évaluation des risques au DUERP et aux incidents, dont le retour d'expérience met à jour l'évaluation. Le volet environnement couvre les aspects environnementaux et les obligations de conformité. Le pilotage consolide le tout en indicateurs.
| ID | Exigence | Priorité suggérée |
|---|---|---|
| S01 | Évaluation des risques par unité de travail et cotation | Indispensable |
| S02 | Production et mise à jour du DUERP | Indispensable |
| S03 | Déclaration des incidents, accidents et presque-accidents | Indispensable |
| S04 | Analyse des accidents et actions associées | Indispensable |
| S05 | Plans de prévention et permis feu | Souhaitable |
| S06 | Gestion des EPI | Souhaitable |
| S07 | Suivi des habilitations et formations obligatoires | Souhaitable |
| S08 | Prise en compte des risques psychosociaux | Souhaitable |
| S09 | Analyse environnementale : aspects et impacts | Selon périmètre |
| S10 | Veille réglementaire et évaluation de conformité, dont ICPE | Indispensable |
| S11 | Suivi des déchets | Selon périmètre |
| S12 | Suivi des consommations et revue énergétique | Selon périmètre |
| P01 | Tableau de bord personnalisable | Indispensable |
| P02 | Indicateurs consolidés par site et pour l'ensemble | Indispensable |
| P03 | Export des indicateurs et des listes | Souhaitable |
| P04 | Graphiques modulables pour la direction | Souhaitable |
Exigences techniques, RGPD, réversibilité et contrat
Les exigences techniques et contractuelles engagent l'organisation pendant toute la durée d'usage. Les fiches d'accident contiennent des données de santé, ce qui impose des droits d'accès stricts. La réversibilité conditionne la liberté de changer d'outil sans perdre l'historique du système.
| ID | Exigence | Priorité suggérée |
|---|---|---|
| T01 | Accès web en SaaS, sans installation locale | Indispensable |
| T02 | Comptes nominatifs et droits gérés par un administrateur interne | Indispensable |
| T03 | Chiffrement des flux, sauvegardes, journalisation | Indispensable |
| T04 | Reprise des données existantes (Excel) | Indispensable |
| T05 | Intégration ERP ou autres outils : modalités et coût | Selon contexte |
| T06 | Usage sur smartphone ou tablette, hors ligne : à démontrer | Selon contexte |
| T07 | Accord de sous-traitance article 28 RGPD | Indispensable |
| T08 | Hébergement et liste des sous-traitants communiqués | Indispensable |
| T09 | Export complet en fin de contrat, formats ouverts | Indispensable |
| T10 | Propriété des données conservée par le client | Indispensable |
| A01 | Démonstration sur cas réels avant signature | Indispensable |
| A02 | Formation des administrateurs et des utilisateurs | Indispensable |
| A03 | Support : horaires, canal, délais de prise en compte | Indispensable |
| A04 | Durée d'engagement, préavis, révision tarifaire | Indispensable |
Comment utiliser le modèle Excel
Remplissez d'abord l'onglet Contexte, puis supprimez ou ajoutez des exigences selon votre périmètre. Fixez la priorité de chacune avant d'envoyer le fichier : une liste où tout est indispensable ne départage personne. Les éditeurs indiquent ensuite pour chaque ligne si la fonction est native, obtenue par paramétrage, par développement ou non couverte.
- Limitez le cahier des charges à ce que vous utiliserez dans les deux premières années.
- Demandez une preuve en démonstration pour chaque exigence indispensable.
- Notez de 0 à 3 après la démo, pas sur la seule réponse écrite.
- Comparez le total pondéré, puis relisez les exigences indispensables non couvertes.
- Joignez l'onglet Questions contractuelles à chaque demande de devis.
Ce que la plateforme projetqse couvre
projetqse s'utilise en SaaS via un navigateur et s'organise en modules interconnectés : Système, Pilotage, Qualité, Environnement, Ressources humaines, Veilles, Sécurité, Énergie, Audits / Inspections et Plan d'action, avec maintenance et production en option. Les données restent la propriété du client et sont exportables 30 jours après la fin du contrat.
Certaines exigences du modèle ne sont pas publiées pour la plateforme, comme l'usage hors ligne ou une API documentée : les intégrations font l'objet d'un devis. Passez la grille en démonstration pour obtenir une réponse précise ligne par ligne.